1. Inledning

Individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter är viktig för Proffice AB (publ) och dess koncernbolag (”Proffice”) som ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning. Denna integritetspolicy (”Integritetspolicyn”) är en samtyckeshandling och beskriver Proffice behandling av personuppgifter.

Vi ber dig därför att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

Där Proffice anges i denna Integritetspolicy omfattas även Dfind, som är koncernbolag.

2.Integritetspolicyns tillämpningsområde

2.1 För vem gäller policyn

Denna Integritetspolicy är tillämplig på individer som är kandidater, anställda, kunder, leverantörer och andra intressenter. Olika kapitel kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till Proffice.

2.2 För vad gäller policyn

Denna Integritetspolicy reglerar hur Proffice samlar in och behandlar personuppgifter för vårt tjänsteutbud som är uthyrning, rekrytering, omställning, konsulting och annan därmed förenlig verksamhet (”Tjänsten”). Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som Proffice har en affärsrelation till så som leverantörer och kunder.

2.3 När gäller inte policyn

Ibland annonseras tjänster från Proffice på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av Proffice. Proffice har inte granskat dessa webbplatser eller övriga webbplatser som innehåller länkar till Proffice webbsida. Denna Integritetspolicy är inte tillämplig på behandling av personuppgifter som sker på sådana webbplatser och Proffice är inte ansvarigt för personuppgiftsbehandling på webbplatser som inte är en del av Proffice webbplats. Proffice Integritetspolicy är inte heller tillämplig på behandling som utförs av testföretag.

3. Behandling av personuppgifter

Proffice hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till Proffice.

3.1 För dig som är kandidat eller anställd

3.1.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka Tjänsten.

Proffice behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Det gäller även känsliga personuppgifter.

Proffice behandlar arbetssökandes och anställdas personuppgifter för att kunna:

(a)        tillhandahålla Tjänsten till Proffice kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av Tjänsten;

(b)        administrera vår relation till dig;

(c)        hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller Proffice kunder och leverantörer; och

(d)        företa interna demografiska studier och optimera Proffice verksamhet.

3.1.2 Personuppgifter

Genom att godkänna denna Integritetspolicy samtycker du till att Proffice behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy. Om du inte samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter.

Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter Proffice behandlar och hur Proffice kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.

3.1.2.1 Kandidat

De personuppgifter Proffice behandlar om dig som kandidat utgår från de uppgifter du själv lämnar till Proffice via Proffice webb eller genom kontakt med Proffice personal för Proffice tillhandahållande av Tjänsten. Proffice kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt godkännande genom att acceptera Proffice Integritetspolicy.

De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat från tester, uppgift från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgift från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro) samt uppgift som är nödvändiga för uppföljning av Tjänsten m.m.

För det fall du ställer upp på att bli fotograferad eller att du utan uppmaning från Proffice lämnar fotografi på dig själv samtycker du till att Proffice behandlar sådant fotografi.

Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.

Med anledning av att vissa av Proffice kunder ställer höga säkerhetskrav på individer kan Proffice i vissa fall behöva utföra bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll och/eller drogtest på dig. Sådana kontroller kan komma att innehålla känsliga personuppgifter om dig och du kommer att lämna ett särskilt samtycke innan en bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll eller ett drogtest utförs/ska utföras.

Som en del i en bakgrundskontroll kan Proffice be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för Tjänsten. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med Proffice och/eller Proffice kund. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att behandlas av Proffice. Proffice kan emellertid komma att muntligen stämma av resultatet med Proffice kund i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsten.

Det kan även i vissa situationer vara nödvändigt för Proffice att inhämta ditt godkännande för att begära in kreditupplysning via externt kreditupplysningsföretag.

Proffice kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter men i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.

3.1.2.2  Anställda

De personuppgifter vi kommer att behandla om dig består av, utöver de uppgifter som angivits under punkt 3.1.2.1 (Kandidat), bland annat kontaktuppgifter till anhöriga, löne- och kontouppgifter.

Proffice kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att Proffice ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare.

3.1.3 Sparande av personuppgifter

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling.

De uppgifter du registrerar i din profil eller som Proffice registrerar i Proffice verksamhetssystem kommer att sparas så länge som ditt konto är aktivt, under pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag. Ditt konto räknas som inaktivt om du inte har loggat in på det under en sådan längre period som ger Proffice skäl att tro att dina personuppgifter har blivit inaktuella, du inte har ett anställningsförhållande med Proffice eller du återkallat ditt samtycke till Proffice behandling av dina personuppgifter.

Proffice kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

(a)        uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;

(b)        kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år; och

(c)        kontrolluppgifter, tills dess att Proffice pensionsåtaganden upphört.

3.2 För dig som är kund eller leverantör

3.2.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen av Tjänsten eller tillhandahållandet av Tjänsten

Proffice behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt Proffice eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.

Proffice behandlar personuppgifter om kunders och leverantörers anställda för att:

(a)        ni ska kunna ta del av Tjänsten eller tillhandahålla andra tjänster till Proffice;

(b)        administrera vår relation till er;

(c)        Proffice ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden; och

(d)        möjliggöra framtida affärsrelationer.

3.2.2 Personuppgifter

Genom att godkänna denna Integritetspolicy så lämnar ni ert samtycke till att Proffice behandlar, i tillämpliga delar, personuppgifter om era anställda och/eller leverantörer i enlighet med denna Integritetspolicy. Ni bekräftar även att ni innan lämnandet av samtycket har fått godkännande för Proffice personuppgiftshantering i enlighet med denna Integritetspolicy från samtliga berörda individer.

Proffice kan även begära att individen lämnar ytterligare personuppgifter än vad som anges nedan. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.

3.2.2.1 Kunder

Proffice kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

3.2.2.2 Leverantörer

Proffice kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under punkt 3.2.2.1 (Kunder) och 3.1.2.1 (Kandidat) och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av Tjänsten, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till Proffice samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

3.2.3 Lagring av personuppgifter

Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Proffice sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

De uppgifter som du som leverantör registrerar i din/era profil(er) eller som Proffice registrerar i Proffice affärssystem, efter godkännande från er eller berörd individ, kommer att lagras så länge som respektive konto är aktivt eller under pågående avtalsrelation. Ett konto räknas som inaktivt om ingen har loggat in på det under en sådan längre period som ger Proffice skäl att tro att personuppgifterna har blivit inaktuella eller att samtycke till behandlingen återkallats.

Proffice kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i:

(a)        ansöknings- och rekryteringsprocesser, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;

(b)        kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

3.3 Personuppgifter för marknadsföringsändamål

Det samtycke som lämnats täcker även att den information som du förser Proffice med kan, av Proffice samt Proffice koncernbolag, användas för marknadsföring och marknadsundersökningar för att på så vis förse kandidater, anställda, kunder och leverantörer med en bättre upplevelse och förbättra och optimera kvaliteten på Tjänsten (till exempel, genom att visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig).

I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

3.4 Användande av Proffice webbplats och cookies

För en närmare beskrivning av den personuppgiftsbehandling som sker när du använder Proffice webbplats, och Proffice användning av cookies, se Proffice riktlinjer för cookies.

4. Skyddet för personuppgifter

Proffice har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. Proffice anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Proffice regler för informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

5. Delning av personuppgifter inom profficekoncernen

Proffice delar som huvudregel personuppgifter som härrör från kandidat, anställd, kunds och leverantörs anställda med samtliga bolag inom Profficekoncernen i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsterna. Delning är nödvändig för att snabbt och effektivt kunna erbjuda kandidater och anställda relevanta och spännande uppdrag och erbjuda den bästa kompetensen för Proffice kunder och öppna för nya affärsrelationer. Delning av personuppgifter gäller inte deltagare i omställningstjänsten.

Känsliga personuppgifter delas som huvudregel inte mellan bolagen i Profficekoncernen. Innan en delning av känsliga personuppgifter sker gör Proffice alltid en bedömning om huruvida en sådan delning är nödvändig för syftet som de känsliga personuppgifterna samlats in för samt om det behövs ytterligare samtycke till delningen eller om det finns lagstöd för att dela personuppgifterna.

En förutsättning för delning av personuppgifter inom Profficekoncernen är att den företas i enlighet med denna Integritetspolicy och relevant personuppgiftslagstiftning.

6. Delning av personuppgifter utanför Profficekoncernen

Proffice kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Integritetspolicy.

Inom ramen för Tjänsten kan personuppgifter lämnas vidare till en Proffice kund, leverantörer, underleverantörer, och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av Tjänsten. Proffice kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom Proffices leverantörer för vår verksamhet, till exempel för löneadministration, teknisk support, drift av IT-system, externa testföretag eller leverantörer som hanterar jobbsökningar för vår räkning.

För närvarande lagrar Proffice personuppgifter i Sverige och i Finland. Parter som Proffice kan komma att lämna ut personuppgifter till kan befinna sig utanför det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet, EES, vilket innebär att personuppgifter kan komma att överföras till länder utanför EES. Om Proffice lämnar ut personuppgifter till Proffice leverantörer utanför EES kommer vi vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EES.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall Proffice omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Integritetspolicy.

7. Personuppgiftsansvarig

Proffice Aktiebolag (publ), org. nr. 556089-6572, Box 70368, 107 24 Stockholm är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Antenn Consulting, org nr 556517-7143, är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker avseende deltagares personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enligt med tillämpligt lagstiftning.

8. Proffice som personuppgiftsbiträde

Proffice är personuppgiftsansvarig för Proffice personuppgifter men det kan förekomma situationer där Proffice inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje man.

När Proffice behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje man och Proffice är då bundet av de instruktioner som Proffice fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan Proffice inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men Proffice kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

9. Dina rättigheter

Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till Proffice på adressen ovan (under ”Personuppgiftsansvarig”) få besked om vilka personuppgifter som Proffice behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling.

Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, utplånar eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.

10. Ändringar i denna integritetspolicy

Proffice förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på vår hemsida. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar Integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Proffice personuppgiftsbehandling.

11. Kontakta oss

Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på legal@proffice.com. 

 

Denna Integritetspolicy uppdaterades senast den 1 oktober 2016.