Krönika Agil utveckling är att begrepp som är väl förankrat, men agil affärsplanering, agilt budgetarbete eller agil kompetensförsörjning är det inte lika många som har anammat. Det är synd, tycker Marie Eriksson, vd på Dfind IT.

Mitt i affärsplaneringstider sitter nu mängder av chefer på kontoren och planerar, funderar och sätter mål och strategier för ett och flera år framåt. Omvärlden analyseras och konkurrenter ska granskas. Det läggs ner mycket tid på detta. Stora bolag tar dessutom hjälp av smarta konsulter som även de lägger ner mycket tid på analys och strategiarbete. Det blir i vissa fall väldigt långa planeringsprocesser.

Vem vet idag hur många utvecklare man är i behov av i maj 2016?

I en omvärld som ständigt förändras är det svårt, för att inte säga omöjligt, att med precision planera för organisationens behov om sex månader. Varför är det just vid årsskiftet som man förväntas veta vilka affärer som ska dras in eller hur många medarbetare man kommer att behöva under nästa år?

Risken är stor att man lägger ned alltför mycket tid och kraft på planeringen och glömmer bort vikten av att hela tiden kommunicera med sin målgrupp och anpassa sig efter omvärlden. Den digitala revolutionen och allt annat på den heta IT marknaden som snabbt kokar upp gör att den gamla traditionella affärsplaneringen får svårt att hänga med i tempot.

Precis som när det handlar om agil utveckling måste vi bygga en verksamhet eller ett team med hög förändringsberedskap. Helt plötsligt kräver kunderna något vi inte hade förutsett och vi måste kanske vara beredda att ompröva både strategier och hur vår organisation är uppbyggd. Idag går det inte att bli överraskad varje gång du måste avvika från planen. Det kommer du att behöva göra ofta. Skapa istället ett klimat med nära samarbete, täta och regelbundna avstämningar kring vart ni är på väg och vad som ska prioriteras eller omprioriteras.

Vad gäller kompetensförsörjning blir det lika viktigt att vara agil för att kunna anpassa sig efter marknadens behov. Att bygga upp en organisation som snabbt kan skala upp eller ner, med möjligheter att med kort varsel få in spetskompetens under kortare eller längre perioder, blir en nödvändighet för att skapa framgång.

Involvera medarbetarna

Ändamålsenlig och användarcentrerad utveckling eftersträvas genom ett nära samarbete under hela utvecklingstiden med täta och regelbundna möten mellan utvecklare och beställare/mottagare. På samma sätt bör företagets medarbetare och helst också kunder få en väsentlig roll och involveras i affärsplaneringen.

Formulera tidigt mål och visioner, istället för att arbeta mot hårda och detaljerade tekniska krav. Annars blir kravspecifikationen ett slutresultat av utvecklingsprojektet istället för ett ingångsvärde. Jag hör många vittna om hur luften ofta går ur organisationen efter ett intensivt affärsplanearbete. Med ett agilt förhållningssätt med tydliga actions och korta deadlines säkrar du istället att ni hela tiden tar er framåt.

För egen del kan jag konstatera att vi redan nu har gjort det mesta som beslutades i förra årets plan och det i ett rasande tempo. Det hade aldrig gått om den inte hade varit förankrad hos våra medarbetare som dessutom tagit fram större delen av innehållet.

Men vi har också på kort tid ändrat hela vårt erbjudande både mot våra kunder och konsulter. Vi har startat nya affärsområden och tagit in ytterligare ett kollektivavtal i verksamheten. Inget av det här fanns med i den ursprungliga planen så varför gjordes det? Jo, helt enkelt för att våra kunder och våra konsulter efterfrågade det och vi var tvungna att anpassa oss.

Låna principerna från agil utveckling

Utifrån samma principer som agil utveckling bygger på, kan vi också effektivisera både vårt affärsplanearbete och våra organisationer:

  • Individer och interaktioner framför processer och verktyg.
  • Fungerande programvara framför omfattande dokumentation.
  • Kundsamarbete framför kontraktsförhandling.
  • Anpassning till förändring framför att följa en plan. Sluta planera – börja agera!